Scrum para o Setor Social e Governos

Mas antes: O que é Scrum?

O Scrum nasceu como uma metodologia ágil para gestão e planejamento de projetos de software e foi incorporada no universo da gestão de projetos global. A Umanitar é pioneira em Adapar o Scrum ao universo de Projetos Sociais e Governos.

Ele propõe que um projeto seja dividido em diversos (pequenos) ciclos de atividades – conhecidos como Sprint – com reuniões frequentes para que a equipe possa alinhar o que vem fazendo e pensar formas de melhorar o processo com agilidade.

No Setor Social e no ambiente da Administração Pública é possível usar o Scrum com algumas adaptações. A mais importante é saber integrá-lo ao Marco Lógico e ao Plano de Monitoramento e Avaliação para que tudo caminhe em harmonia.

Scrum para Organizações Sociais, Terceiro Setor e Governo

O Scrum é uma ferramenta excelente para a otimização do Tempo ou Cronograma do Projeto.

Uma das principais razões para as pessoas gostarem tanto dos Cronogramas é a sensação de controle sobre o que está acontecendo. Isso faz parte do ser humano. Esta é necessidade de estar no controle da situação, de “prever” o que vai acontecer antes que aconteça, para que possamos nos preparar para eventuais contratempos.

Como em projetos tradicionais o que mais vemos historicamente são contratempos destruindo todos os planos meticulosamente desenhados, o pessoal acostumado com esta abordagem entra em uma espiral contraproducente.

No planejamento de um projeto ágil planejamos as macro entregas do projeto… ou em português mais claro: “Quando vai ser entregue o quê”.

É aqui que suprimos a expectativa de datas dos envolvidos.

O desafio principal do método Ágil é conseguir mostrar que o cronograma deve ser flexível da mesma forma que o escopo dos sprints são flexíveis.

Nos cronogramas de projetos tradicionais é comum vermos uma tentativa de se prever em detalhes todas as atividades que serão necessárias para a entrega de determinado item, ou determinada fase do projeto, com responsáveis, datas de início e término, relacionamentos entre tarefas etc.

Na prática o que acabamos vendo é que é utópico (impossível) achar que conseguiremos prever em detalhes, com uma certa antecedência, tudo o que poderá acontecer, quem fará o que, como será feito e em que ordem.

No Scrum o Gestor decide o que deve ser feito, mas quem decide como as coisas serão feitas é a equipe.

E, como o processo ágil é um processo empírico, a equipe vai aprendendo e melhorando a forma de fazer conforme o projeto avança, a cada nova reunião.

Também por conta de o processo ser empírico, o Gestor pode mudar a prioridades dos itens, incluir novos itens ou até mesmo excluir outros, conforme o projeto avança.

Você não precisa detalhar cada atividade do projeto, apenas o que for relevante, afinal, sua equipe é organizada e consegue trabalhar com aquelas informações.

Se ele é bem monitorado, você não precisaria de um cronograma formal. Mas não esqueça, é preciso monitorar e documentar.

A adaptação mais importante para o Governo e Organizações sociais que optam pelo uso do Scrum é a documentação.

Como os cronogramas serão enviados com objetivos Macros e Metas Macros, ao fechar uma semana do cronograma Micro ele deve ser registrado para que o investidor ou o o dono do projeto possam saber exatamente o que ocorreu.

Nesse caso recomendamos usar a Ferramenta de “Relatório de Atividades” com “Registro de Lições Aprendidas”.

É um Excel simples ensinado pela Umanitar, onde a equipe consegue registrar as atividades executadas, os problemas enfrentados, como foram resolvidos e o que está sendo esperado para o próximo sprint de forma ágil e visual. Com esse documento o Setor consegue garantir transparência para todas as Partes Interessadas.

Existem diversas plataformas que permitem a utilização dessa ferramenta, e recomenda-se o uso on-line (pela agilidade da atualização) para que de forma colaborativa a equipe se envolva e sinta-se “dona” das atividades que planejaram dentro do Scrum.

É a própria equipe que trará para os novos ciclos de atividades (Sprint) do projeto o aprendizado e a melhoria contínua.

Essas informações foram retiradas da Apostila Oficial Umanitar Academy.

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