Como o Planejamento Ágil poderá apoiar sua Organização após as Eleições

Artigo produzido por Carla Damião, Especialista em Gestão de Projetos Sociais e Diretora da Umanitar Academy.

A cada nova eleição chegam novas diretrizes para os investimentos sociais. O Presidente da República opinará e tomará decisões com relação aos programas nacionais de incentivo, enquanto os governadores estarão revisitando gastos estaduais e replanejando novas diretrizes.

No contexto legislativo, deputados e senadores também influenciam, propondo novas leis, ou modificando a legislação existente.

Compreendemos que é um momento de mudanças, e que essas mudanças sempre acabam por afetar o contexto em que as organizações sociais atuam.

A ideia desse Artigo é explicar como a implementação de uma metodologia de gestão ágil pode apoiar a sua equipe em cenários desafiadores como esse, usando exemplos práticos.

Importante ressaltar que já estamos atuando há algum tempo em um cenário onde as mudanças acontecem com cada vez mais frequência e mais intensidade. Desde 2020 a palavra estabilidade passou por uma nova reflexão e entendimento.

Já não temos mais um contexto de segurança no planejamento anual dos projetos sociais como tínhamos antigamente, e as mudanças constantes de cenários começa a ser um desafio cada vez mais importante para a sobrevivência dos projetos sociais e a segurança da equipe.

Os métodos ágeis surgiram especificamente para apoiarem equipes em cenários de mudança e imprevisibilidade. Ele surgiu justamente quando as empresas perceberam essa nova realidade.

Portanto, ao dominarem as técnicas de gestão ágeis, as organizações sociais estão se alinhando a um movimento de evolução gerencial que já está acontecendo globalmente há alguns anos em todos os setores, e que vem para trazer maior tranquilidade às equipes, para passarem pelos novos desafios dessa década com eficiência e documentação.

Eu vou explicar.

As metodologias ágeis são uma forma de gerenciar projetos que consiste no fracionamento de entregas para o cliente final. Com isso, eventuais problemas podem ser corrigidos mais rapidamente.

Por exemplo:

Se a sua organização hoje atua com planejamento anual ou utiliza o Método de Gestão ProjectD Pro (PMD) vocês sabem que toda vez que uma mudança ocorre no projeto, o gestor precisa refazer todo o trabalho de planejamento, o que na maior parte das vezes acaba não sendo possível, uma vez que a execução da mudança em si já toma todo o tempo da equipe, e por isso o planejamento e a documentação anual acabam ficando em segundo plano, ou até caindo em desuso durante a fase de execução.

Imaginem que agora em outubro as equipes estão finalizando a avaliação de impacto dos seus projetos e se preparando para um novo planejamento em janeiro (que virá com novos políticos cheios de novas ideias e prontos para mexerem no sistema atual).

O que acontece se, em março, novos decretos presidenciais ou mudanças na legislação acontecerem afetando diretamente tudo o que a sua equipe havia planejado?

É fácil e tenho certeza que você já passou por isso: a equipe começa a ter diversas atribuições novas e emergenciais, essas atribuições são priorizadas em relação ao replanejamento anual (que deveria ser todo refeito), ela não tem tempo para refazer todos os documentos de monitoramento e avaliação, não tem tempo para revisitar as metas definidas… então as metas que haviam sido montadas inicialmente irão ficar irrelevantes, e tudo o que foi idealizado ao início do projeto e estava organizado para ser monitorado e avaliado perfeitamente, deixará de fazer sentido.

E alguns de vocês dirão que isso ocorre independente das eleições, não é mesmo? Sim. E imagine com elas…

Os métodos ágeis visam estimular uma gestão de processos que garanta o controle e possíveis ajustes frequentemente. É um método atrelado à uma filosofia que promove o trabalho em equipe, a colaboração entre os funcionários e a inteligência coletiva.

No mesmo contexto anterior, vamos ver o que aconteceria.

Agora em outubro as equipes já teriam todos os documentos mensais produzidos durante a avaliação ágil e precisariam apenas reuni-los para uma análise de contexto anual.

O novo planejamento em janeiro não demoraria mais do que 01 semana para ser montado e ele não iria prever tudo o que acontece no ano, mas apenas o que acontece em janeiro.

Sendo assim, se em março novos decretos presidenciais ou mudanças na legislação acontecerem afetando diretamente o projeto, a equipe não terá sido afetada, ela apenas irá reunir-se para um novo planejamento em março que considere as mudanças necessárias, documentando o ocorrido, comemorando os sucessos de fevereiro e reestabelecendo novas metas que conversam com a nova realidade.

Tudo o que foi planejado antes de março e foi bem-sucedido foi comemorado e está documentado, as metas de março irão refletir a nova realidade, e a equipe conseguirá se reajustar sem sentir-se desmotivada e com tudo devidamente documentado.

Parece mágico, não é? É por isso que o Planejamento Ágil viralizou entre as empresas e agora precisa viralizar entre as organizações sociais e governos.

Você sabia que a Umanitar treinou mais de 08 órgãos do governo federal em Métodos Ágeis só no ano de 2022?

A grande diferença das metodologias ágeis está em fazer entregas com foco no benefício para o cliente e de forma incremental.

Neste sentido, a Umanitar Academy adaptou a visão cliente x empresa e o foco no lucro para a realidade do Setor Social, integrando as ferramentas de impacto e as especificidades do Setor com o formato Ágil.

Estamos falando da redução de riscos e problemas.

Ainda usufruindo da divisão em ciclos menores no desenvolvimento do projeto, riscos acabam não sendo tão impactantes. Como os processos são divididos em fases, o reconhecimento de erros e adversidades são enxergados mais rapidamente, o que facilita sua gestão e correção.

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