As 04 Fases de um Projeto Social

Mas antes: O que é um Projeto Social?

Projeto social é um grupo de atividades de uma empresa ou organização que possui resultados, objetivos e impacto bem definidos.

De acordo com algumas definições da Organização das Nações Unidas (ONU), um projeto social nasce de um planejamento que tem como objetivo solucionar determinados problemas, ou mesmo, atender a algum tipo de carência de uma região ou grupo de pessoas. A Umanitar Academy, como empresa social global, compreende este mesmo sentido e trabalha sua metodologia de acordo com esse critério.

Um projeto social é feito para oferecer apoio e auxílio a uma causa, mas não precisa ser uma causa específica. A área de estudo deste método abrange projetos de desenvolvimento econômico, inclusão, meio ambiente, proteção animal, projetos humanitários, culturais, para jovens, idosos, comunidades carentes e todos os outros.

Não é considerado, na nossa metodologia, projeto social as atividades relativas à administração da organização social, atividades de captação de recursos e afins. Essas atividades, embora muito importantes para a sustentabilidade da organização, devem ser compreendidas como atividades organizacionais e não como projetos sociais, portanto, não entram campo de estudo específico desta certificação e metodologia.

A grande diferença entre um projeto social e um projeto comercial é que o primeiro deve considerar como sucesso também o seu legado social e, uma vez que isso é um ponto-chave do projeto, todo projeto social deve conter ferramentas específicas para alcançar o máximo de sucesso e para verificar se isso está realmente sendo alcançado.

Em uma empresa comercial um bom gestor deve obter sucesso pelo aumento do lucro da empresa e, para garantir isso, ele desenha todas as atividades e produtos, faz pesquisas de mercado e valida suas ações com antecedência, além de montar indicadores que serão mensurados e analisados durante toda a execução do projeto, garantindo que suas metas estão sendo cumpridas.

O mesmo deve acontecer com um projeto social. Porém o desenho das atividades, a pesquisa antes do início do projeto e a validação devem verificar a resposta da comunidade ao impacto social que pretende ser alcançado. Sendo assim a forma de desenhar, organizar e verificar deve usar uma lógica de intervenção e impacto, e não de lucro.

Da mesma forma, devem haver indicadores para que o gestor possa monitorar e avaliar se o sucesso do projeto está sendo alcançado, mas esses índices são muito diferentes dos comerciais. O gestor social verifica retorno social, mudança de longo e curto prazo, impacto direto e indireto… Coisas que uma metodologia comercial não foi criada para identificar ou mensurar.

É possível, em uma empresa social, fazer um projeto que visa lucro e impacto, mas nesse caso o ideal é que exista um gestor que atue focando na sustentabilidade financeira e outro que atue verificando o impacto social. Ambos podem trabalhar de forma paralela e complementar, mas o trabalho deles, as ferramentas, os indicadores, o conhecimento e a noção de sucesso serão totalmente diferentes.

A Umanitar Academy vem apoiar o gestor social, trazendo para ele e para os projetos sociais o mesmo nível de conhecimento técnico que um gestor PMBOK, Prince2 ou Six Sigma entregam para seus projetos comerciais.

As 04 Fases do Projeto Social

O ciclo de vida de um projeto social é composto por 04 fases: Desenho (ou redesenho), Planejamento (ou replanejamento), Execução e Finalização.

Durante a fase de execução o projeto possui um ciclo próprio que pode ser divido de diversas formas, conforme iremos ensinar mais a frente, porém, independente da forma que essa fase de execução é dividida, a Master Umanitar GP Agile compreende que sempre passa por 03 novos momentos: Hipótese, Monitoramento e Documentação.

• Desenho do Projeto 

O desenho é a fase inicial de qualquer projeto. É nesse momento que o gestor deve analisar o projeto como uma visão macro. Perceber quais são os objetivos que se quer alcançar, quais os problemas que se quer resolver, identificar as necessidades e a viabilidade.

Neste primeiro momento devemos identificar a real necessidade do projeto para a organização, a viabilidade do mesmo, orçamentos e cronogramas em um nível ainda macro.

É preciso identificar os pontos principais dos projetos pois essa fase geralmente visa a busca por financiamento ou autorização para dar continuidade no projeto. Por isso, nessa etapa o gestor deve possuir materiais e embasamento para convencer os interessados de que o projeto é viável e que ele é importante para a sociedade.

No caso específico de Projetos Sociais essa fase geralmente acontece antes do financiamento e precisa ser eficiente para a captação de recursos. Os processos dessa fase devem, portanto, auxiliar o gestor a construir de materiais e documentos que facilitem a apresentação do projeto em editais, para possíveis investidores, para o governo e até mesmo para o seu time, que deverá embarcar com ele na missão após esta ser aprovada.

Essa fase deve estar conectada com a estratégia organizacional desde a fase de idealização até o momento de elaboração do escopo preliminar e uma ligação clara como os objetivos estratégicos que deverão atendidos. Ela envolve os primeiros passos do projeto, a definição de questões fundamentais para a realização de qualquer plano.

Os principais produtos construídos nessa fase são a definição da sua visão e dos seus objetivos do projeto e a elaboração e documentação do modelo de negócios. A Fase de iniciação é concluída com a emissão do “Termo de Abertura do Projeto” ou “Business Plan”.

Antes de começar a construir algo, o Gestor de Projetos deve definir e delimitar qual o real problema que será resolvido com a criação e implantação do projeto, ou seja, ele deve definir o impacto que o projeto visa causar.

Essa resposta não é tão óbvia quanto parece.

Sempre que surge uma nova demanda, nosso instinto nos faz querer entrar de cabeça na construção daquilo e começar a executar tão rápido quanto possível, sem que ao menos tenhamos nos perguntado: “por que estamos fazendo isso?”. Essa pergunta é fundamental quando decidimos investir tempo e recursos na criação de algo, principalmente quando isso visa mudar, de alguma forma, a vida das pessoas.

Desenvolver o projeto e construir a solução irá, efetivamente, solucionar o problema que estamos querendo solucionar? As pessoas querem que esse problema seja solucionado neste local onde estamos definindo atuar? A solução para o problema identificado realmente atende às expectativas dos beneficiários? As atividades definidas vão realmente contribuir para alcançarmos esse impacto?

Para aumentar as chances de sucesso de um projeto, o gestor deve olhar além dos sintomas e buscar as causas que estão por trás daquela criação. Se isso não for feito, o risco de construir algo que ninguém precisa, ou que ninguém quer, ou que não é capaz de resolver o problema identificado, gastando muito tempo e dinheiro e gerando grandes frustrações, é tremendamente grande.

Sendo assim, para essa etapa o Master Umanitar GP Agile traz 13 ferramentas (ou processos) de gestão que irão apoiar o gestor na sua assertividade. São ferramentas recomendadas internacionalmente e que uma vez implementadas na rotina de desenho da organização costumam apoiar todo o resto da implementação a obter maiores e mais rápidos resultados.

• Planejamento 

Começar um projeto sem antes planejá-lo é sinônimo de desperdiçar recursos. Mesmo que no início possa parecer complicado, construir um plano detalhado para a execução do projeto vai economizar tempo, recurso e poupar diversos problemas depois.

Isso porque, caso o planejamento não seja bem feito antes de a execução começar, é quase certo que várias atividades serão executadas com menor eficiência, causando retrabalho, custos, estresse e vários outros desperdícios.

Por isso, o planejamento é um dos momentos mais importantes dentre as etapas de um projeto.

Na fase de planejamento as informações requerem um nível de detalhe maior que a fase de desenho. Chegar a esta etapa significa que o projeto foi aprovado e que os stakeholders acreditam que os esforços vão gerar resultados, portanto, os modelos de planejamento devem ser consistentes para estruturar um bom plano que leve o projeto ao sucesso.

Os planos criados durante esta fase irão ajudá-lo a gerenciar o tempo, custo, qualidade, mudanças, riscos e problemas relacionados. Eles também irão ajudá-lo a controlar o pessoal e os fornecedores externos para garantir que você entregue o projeto no prazo, dentro do orçamento e dentro do cronograma.

A fase de planejamento do projeto é muitas vezes a fase mais desafiadora para um gerente de projeto, pois você precisa fazer um palpite educado sobre a equipe, recursos e equipamentos necessários para completar seu projeto.

Os modelos de projeto devem prever a mensuração dos objetivos e do que será necessário para atender a esses pontos. Ou seja, é necessário listar todos os pontos, que vão desde valores monetários até a quantidade de força de trabalho envolvida. As ferramentas que serão utilizadas e o modo como as tarefas serão distribuídas também podem ser inseridos aqui.

A fase de planejamento refina os objetivos do projeto, que foram reunidos durante a fase de iniciação. Além disso, ela inclui o detalhamento das etapas necessárias para atingir esses objetivos, identificando as atividades e recursos específicos necessários para completar o projeto. Agora que esses objetivos foram reconhecidos, eles devem ser claramente articulados, detalhando um exame minucioso de cada objetivo reconhecido.

Muitas vezes, o próprio ato de tentar descrever algo, precisamente, nos dá uma melhor compreensão do que estamos olhando. Esta articulação serve como base para o desenvolvimento de requisitos. O que isso significa é que, após um objetivo ter sido claramente articulado, podemos descrevê-lo em termos concretos (mensuráveis) e identificar o que temos a fazer para alcançá-lo.

Nossa metodologia apresenta tanto o cenário para o planejamento tradicional de gestão quanto o cenário ágil. A diferença entre os dois cenários está na forma como são usadas as ferramentas dentro do contexto da organização, conforme será visto mais à frente.

Muito diferente do que algumas pessoas pensam, a gestão ágil não significa menor planejamento, mas um planejamento com projeções de tempo mais curtas e, muitas vezes, com maior macro visão do que micro.

A metodologia Master Umanitar GP Agile irá ensinar 20 Ferramentas ou processos para serem absorvidos pelo Gestor Social visando sempre o máximo de aproveitamento, eficiência e eficácia.

• Execução

Durante a fase de execução, o foco é o exercício do que foi planejado. Ou seja, é nesse momento que todos os processos definidos no planejamento são executados.

Portanto, o gestor deve ter um conjunto de documentos que assegure o acompanhamento das atividades e o registro das entregas. Assim, ficará mais fácil mensurar a evolução do projeto e das atividades dos times.

Nesse sentido, é essencial que haja registro dos avanços de cada time e que sejam documentadas as conclusões parciais do escopo.

Na execução, muitas vezes ocorrem mudanças no escopo e também nos requisitos de qualidade. Os modelos de projeto devem contemplar meios de realizar essas interações.

Em outras palavras, o projeto pode ser visto como um organismo vivo. Por mais eficiente que seja o planejamento, sempre existirão imprevistos e mudanças de rumo. Portanto, é fundamental que o time esteja pronto para lidar com alterações, incorporando as novas metas com fluidez e evitando que isso cause um grande impacto nos prazos e resultados finais.

A fase de execução dura a maior parte do projeto, por isso muitas metodologias subdividem essa etapa em outras fases continuas, onde os gestor deve estar sempre executando determinadas funções para garantir que tudo está sendo melhorado e revisto sem esperar o final do projeto.

No caso do Master Umanitar GP Agile nós compreendemos que existem diversos métodos eficientes para gerenciar essa fase que cabem ao uso das ferramentas de gestão social, como o ciclo PDCA, MASP e outros.

Sendo assim, visando tornar o nosso gestor o mais abrangente possível, para atuar em diferentes culturas organizacionais, ensinaremos todos os principais e mais eficientes ciclos de execução usados no mundo, compreendendo que eles todos – dentro de seus objetivos particulares – visam sempre 3 coisas: 1) Executar uma Hipótese, 2) Monitorar essa hipótese para analisar sua eficácia, e 3) Documentar o que foi verificado e criar uma nova hipótese mais assertiva.

• Finalização

Muitos gerentes de projeto tendem a passar reto por essa etapa final. Porém, o encerramento do projeto é tão importante quanto a iniciação, afinal, é na entrega final que consolidamos tudo o que foi feito no projeto.

Na etapa de encerramento devem ser incluídos dois documentos principais: o relatório final e o relatório de impacto. Cada um deles possui sua importância e demanda atividades de análise, fechamento, aprendizado e revisão.

Essa etapa visa uma entrega formal do projeto, incluindo a realização de reuniões pós-projeto para dar feedbacks e analisar os aspectos positivos e negativos, e também a soma das lições aprendidas na base de conhecimento para projetos futuros.

Se um modelo de projeto foi testado e aprovado, ele pode ser armazenado pelo para ser aplicado em um projeto futuro, ou pelo menos servir de base para ele. Essa prática favorece a otimização do tempo e torna o planejamento mais prático, além de diminuir os riscos de algo dar errado.

O gerente de projetos deve avaliar com a equipe e registrar todo o histórico do projeto, desde o que foi bem e pode inspirar a criação de um modelo de projeto, ao que não foi tão bem e pode ser evitado no próximo trabalho, corrigindo assim eventuais erros.

Também é preciso mapear se todos os objetivos foram atingidos, e caso não tenham sido, é preciso alinhar com os stakeholders o porquê. Esses resultados podem ser apresentados na reunião de encerramento quando os feedbacks positivos e negativos serão apontados.

Deve existir um documento que valide o encerramento do projeto e a entrega de todas as partes do escopo. Isso isenta a organização de responsabilidades futuras, salvo garantias, ou responsabilidades congêneres, por garantir que tudo o que estava acordado no começo do projeto foi cumprido.

Ao mesmo tempo, é a época em que devem ser documentadas as lições proporcionadas pelo projeto. Caberá ao gestor levantar quais foram as experiências relevantes que tendem a contribuir futuramente na elaboração de outros modelos de projeto.

O gerente de projetos pode convocar uma reunião final para a apresentação de um relatório e a exposição de informações gerais sobre a conclusão do projeto. Nesse momento, os profissionais poderão indicar quais foram os fatores que mais influenciaram nos seus resultados, quais riscos podem ser considerados para o futuro e a visão geral da equipe sobre o projeto.

A elaboração de projetos é algo complexo. Com muitas etapas, definir cada passo inclui comunicação com todos os envolvidos, uma definição longa de objetivos e métricas de avaliação de qualidade.

Essas informações foram retiradas da Apostila Oficial Umanitar Academy.

Quer se tornar um Gestor de Projeto de Alto Impacto e certificado internacionalmente? Saiba Mais!