Artigo Nossa Causa: Método Ágil e Tradicional nos Projetos Sociais

Quem escreve aqui é Carla Damião, Diretora Global da Umanitar Academy Especialista em Gestão de Projetos com ampla experiência em Programas de Sustentabilidade e Desenvolvimento Econômico-Social. Hoje vou falar um pouco sobre a diferença entre a Gestão de Projetos Tradicional e a Gestão Ágil e sobre como elas precisam ser adaptadas para o contexto de Projetos Sociais.

Sou certificada nas mais importantes metodologias de Gerenciamento de Projetos do mundo e dirigindo ativamente projetos internacionais. Idealizei e ajudei a desenvolver as Certificações Globais Master Umanitar GP Agile e Master Umanitar Impact, ambas aprovadas por 26 Organizações Mundiais.

Gestão de Projetos Sociais

Monitoramento de demandas, redução do retrabalho, diminuição de custos e ganho de eficiência operacional no geral são preocupações da maioria das empresas e organizações sociais. Para alcançar resultados satisfatórios, as instituições investem cada vez mais em metodologias e ferramentas que auxiliem no acompanhamento operacional e otimizem os processos internos.

Muitas dessas metodologias e ferramentas estão relacionadas à gestão de projetos, que possuem em sua essência o objetivo de agilizar rotinas e aumentar o potencial de sucesso das entregas realizadas pelos times, garantindo o sucesso do projeto.

O mundo empresarial tem passado nos últimos anos por várias transformações decorrentes de movimentos naturais dos ciclos econômicos, como novos segmentos de mercado, novos modelos de negócio (basta ver o exemplo das startups) e avanço tecnológico ao alcance de todos.

Alguns fatores são, portanto, o caminho para que um negócio prospere nesse cenário: capacidade de se adaptar, agilidade, planejamento voltado para tendências e estratégias de gestão de projetos para viabilizar as metas estipuladas.

A escolha entre Gestão Ágil ou Tradicional não precisa gerar um conflito. Na prática, o que deve ser analisado antes de fazer uma escolha entre os métodos é se o projeto será desenvolvido todo de uma vez (Metodologias Tradicionais) ou por etapas (Metodologias Ágeis).

Vertente Tradicional e Vertente Ágil

Os principais pontos de diferença entre Gestão Ágil e Tradicional são:

1. Percepção de Conquista de Resultados

A Metodologia Tradicional considera que só será possível avaliar a percepção de valor de um produto ou serviço quando ele for 100% entregue, enquanto nos Métodos Ágeis essa percepção de valor acontece conforme as etapas do projeto são entregues.

2. Controle Orçamentário

Em relação a custos, na Metodologia Tradicional, o custo do projeto é fechado a partir do escopo e há pouca previsão de alterações significativas no seu custo (o que faz todo sentido, considerando que o gestor deve planejar muito bem seu orçamento e buscar o possível para que nada mude durante a operação). No Método Ágil, por outro lado, é possível combinar entregas de funcionalidades mínimas e providenciar ajustes significativos no custo do projeto a partir das entregas e do mapeamento das demais etapas.

3. Gestão de Risco

Em ambos os métodos há ênfase no planejamento inicial detalhado para identificar, avaliar e determinar as respostas para todos os riscos do projeto. Porém, na Metodologia Tradicional o monitoramento e controle é feito pelo Gerente de Projetos, que geralmente identifica quem será o responsável por tratá-lo.

Já na Gestão Ágil, qualquer membro do time pode identificar os riscos a qualquer momento e atualizar os riscos identificados para serem tratados com prioridade na próxima “sprint”. A responsabilidade nos Métodos Ágeis é coletiva, ou seja, todo o time tem responsabilidade no gerenciamento dos riscos.

4. Interação entre os Colaboradores

Nas Metodologias Tradicionais, há uma figura central no monitoramento das demandas que normalmente, é o líder da área. Ele deve responder por todo o processo e delegar as atividades.

Nas Metodologias Ágeis, a macroestrutura é dividida em equipes multidisciplinares que possuem autonomia para a tomada de certas decisões, se assemelhando mais a um “organismo vivo” do que uma “pirâmide”.

Como escolher qual metodologia usar?

O melhor é definir um caminho em que os dois métodos estejam alinhados, mantendo a valorização de cada um. E é importante não transformar uma metodologia na outra, burocratizando a Ágil e simplificando a Tradicional. É preciso saber escolher o que cada uma pode agregar para atingir os objetivos do projeto, sem perder a qualidade.

No Setor Social é possível encontrar duas ferramentas principais: Project Dpro (Metodologia Tradicional) e Master Umanitar GP Agile (Metodologias Tradicional + Ágil).

As organizações que optam por uma gestão completa, eventualmente devem incluir a implementação e desenvolvimento de Metodologias Ágeis dentro de seus departamentos para entregar os produtos ou serviços com maior qualidade, custos reduzidos e mais tempo. Porém, há diversas questões específicas do setor social que são melhor executadas com a visão Tradicional, como o fato dos investimentos serem definidos externamente e antes do projeto iniciar.

Por isso, em minha experiência pessoal, ao ajudar a criar uma metodologia de gestão para o setor de desenvolvimento social foi necessário conhecer profundamente mais de 10 metodologias globais e ter trabalhado no setor dirigindo projetos extremamente desafiadores por 5 anos. Entre Ágil e Tradicional o Master Umanitar ficou com “o que tem de melhor em cada uma” e, na dúvida, o que poderia “sobrar” foi adicionado.

Diante dessa realidade, aumentamos a cada dia a importância da eficácia dos projetos e, na mesma proporção, a disseminação de conhecimentos que envolvem o gerenciamento de projetos em resposta às exigências dos profissionais e investidores.

As organizações sociais já perceberam que é preciso desenvolver um conjunto de habilidades e ferramentas para controlar e lidar de forma positiva com os desafios, e a melhor solução para essa necessidade tem sido gerir projetos de forma assertiva.

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Até a próxima!