O Ciclo de Execução de Projetos Sociais

Como falamos no artigo anterior “Fases do Projeto Social“, durante a fase de execução, para a Umanitar Academy, como empresa social global, o foco é o exercício do que foi planejado. Ou seja, é nesse momento que todos os processos definidos no planejamento são executados.

Mas por mais eficiente que seja o planejamento, sempre existirão imprevistos e mudanças de rumo na fase de execução. Portanto, é fundamental que o time esteja pronto para lidar com alterações, incorporando as novas metas com fluidez e evitando que isso cause um grande impacto nos prazos e resultados finais.

A fase de execução dura a maior parte do projeto, por isso muitas metodologias subdividem essa etapa em outras fases continuas, onde os gestor deve estar sempre executando determinadas funções para garantir que tudo está sendo melhorado e revisto sem esperar o final do projeto.

No caso do Master Umanitar GP Agile nós compreendemos que existem diversos métodos eficientes para gerenciar essa fase que cabem ao uso das ferramentas de gestão social, como o ciclo PDCA, MASP e outros.

Sendo assim, visando tornar o nosso gestor o mais abrangente possível, para atuar em diferentes culturas organizacionais, ensinaremos todos os principais e mais eficientes ciclos de execução usados no mundo, compreendendo que eles todos – dentro de seus objetivos particulares – visam sempre 3 coisas: 1) Executar uma Hipótese, 2) Monitorar essa hipótese para analisar sua eficácia, e 3) Documentar o que foi verificado e criar uma nova hipótese mais assertiva.

Por isso, a fase de execução do projeto social é dividida em 03 etapas cíclicas, ou seja, que se repetem várias vezes até a finalização do projeto: 

Hipótese

Sempre que iniciamos algo, até que possamos comprovar o efeito do que fizemos, consideramos que iniciamos a partir de uma hipótese.

Um projeto sempre parte de hipóteses que serão testadas, ao longo do ciclo de vida do projeto. Algumas estarão corretas e outras não.

Para que o processo atinja o máximo de eficiência é essencial garantir que todas as hipóteses foram monitoradas, avaliadas e embasadas. Quando isso acontece, o gestor é capaz de tomar decisões sólidas que possuem chances mais altas de sucesso.

Quando uma hipótese não é monitorada o projeto corre um alto risco de andar em círculos sem compreender “onde estão errando”.

Partir do princípio de que todas as atividades planejadas ou replanejadas são apenas hipóteses até que sejam monitoradas e avaliadas é a melhor forma de garantir que as decisões do projeto buscarão sempre o máximo de embasamento.

Monitoramento e Avaliação

O monitoramento e a avaliação ocorrem o tempo todo pois essa é a forma de assegurar se o projeto está indo bem. Os documentos concebidos para essa fase devem primar por medir o desempenho, pois são essenciais para a tomada de decisão do gerente de projetos.

Esses documentos envolvem gráficos de controle, acompanhamentos de indicadores de desempenho, ações corretivas e preventivas, entre outras métricas.

Durante sua maior parte, esta fase lida com a validação das hipóteses e o progresso em relação ao plano de gerenciamento, mas também serve para demonstrar o valor do projeto e dar transparência às partes interessadas.

Documentação

A documentação garante que os esforços obtidos pelo Monitoramento e Avaliação não serão em vão.

Dados representam uma série de fatos, conceitos ou estatísticas que podem ser analisados para produzir informações. Informações, por sua vez, são os dados agregados de maneira a produzir propósito e significado para a organização.

A Documentação, portanto, servirá para a) Capturar o conhecimento: criar repositórios de informações estruturadas em documentos, memorandos, relatórios, apresentações, manuais e artigos, que possam ser facilmente resgatados conforme a demanda; b) Melhorar o acesso ao conhecimento: promover a facilitação do acesso e da transferência entre as pessoas; c) Valorizar o conhecimento disponível: algumas organizações estão incluindo o capital intelectual em seus balanços, enquanto outras aproveitam o ativo para gerar novas formas de receitas, reduzir custos e inovar.

Essas informações foram retiradas da Apostila Oficial Umanitar Academy.

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